Takto většinou začínají příběhy pozic, které si ke mně později od klientů najdou cestu. Abyste si v takových případech ale nemuseli zoufat a čekat až na pomoc nějakého externího dodavatele, chtěla bych vám nabídnout několik námětů, které mohou pomoci podobnou situaci posunout blíže úspěšnému konci…

Pokud se nám nedaří pozici delší dobu obsadit, pak je dobrým začátkem zastavit se a zhodnotit aktuální situaci:

• Odpovídá zadání role opravdu tomu, co potřebujeme?
• Není v něm něco nadbytečného, nebo matoucího?
• Jsou požadované znalosti reálné vůči možnostem na trhu práce?
• Kolik CV jsme viděli? Kolik z toho bylo pohovorů? Jak dopadly?
• Líbili se nám někteří kandidáti? Pokud ano, co měli společného? Pokud ne, co nám u nich chybělo?

Takovouto zpětnou analýzou se v 90 % případů dostaneme k jádru problému. Pojďme se nyní blíže podívat na nejčastější příčiny problematických situací a jak se s nimi vypořádat.

Nevyjasněná komunikace

Nábor je dynamický proces a proto je potřeba si předem ujasnit vzájemná očekávání a způsob komunikace mezi hiring manažerem, týmem a náborářem. Nastavením vhodné komunikační strategie a očekávaného časového rámce náboru lze předejít řadě problémů. Pokud si dohodneme pravidla, budeme mít dobré vodítko pro všechny zúčastněné a zvýšíme tak naši šanci na úspěch. Jakýkoli plán je totiž lepší než žádný.

Absence jasných komunikačních pravidel bývá jednou z příčin, proč se nám pozici nedaří obsadit a často je spojena s chybějící či nedostatečnou zpětnou vazbou. Těžko může manažer vědět, že od něj čekáte feedback na zaslané CV nejpozději do čtyř pracovních dnů, když se na tom předem nedomluvíte. Abychom byli v náboru úspěšní, je potřeba věnovat profilům kandidátů náležitou pozornost – průběžně je vyhodnocovat a ty zajímavé posouvat směrem k pohovoru, zaznamenávat si výsledky jednotlivých uchazečů a zvát do dalších kol ty nejvhodnější. Neméně důležitá je ale i následná zpětná vazba po pohovoru, a to jak směrem k uchazečům, tak i k hiring manažerům.

Je potřeba si uvědomit, že i přes pokračující pandemii Covid-19 v IT odvětví stále převažuje nabídka nad poptávkou, takže si kandidáti mohou novou práci pečlivě vybírat. Pokud uchazeč projeví zájem a poskytne firmě svůj životopis, očekává jasnou informaci o tom, do kdy se mu firma ozve zpět a jaké kroky budou následovat. Je tedy potřeba nastavit si komunikaci tak, abychom mohli reagovat pružně a rychle a nepřipravili se svou nečinností o zajímavé uchazeče.

Nesprávně definovaná pozice

Často můžeme najít menší či větší nedostatky v popisu odpovědností a denní náplni práce, které dostaneme od hiring manažera a od nichž se odvíjí i soubor znalostí, které u nového kolegy hledáme. Tyto rozpory většinou vyplavou na povrch už při prvním rozhovoru náboráře s hiring manažerem a bývá zde prostor pro její ujasnění. Ne vždy je však dostatek času a kapacit na to probrat vše opravdu důkladně a občas se na něco přeci jen zapomene. Pak se může stát, že sice hledáme, ale nevíme vlastně koho a máme jen matné tušení, co by měl budoucí kolega umět.

Jako hezký příklad mě napadá vtip kolující internetem, kde jsou zkombinované znalosti celého IT týmu do požadavků na jednoho kandidáta. Toto opravdu není Full-stack engineer, ale celý tým: “Java, Python, React, Angular, PostgreSQL, MongoDB, Redis, administrace *nix systémů, AWS, Docker, Kubernetes, Git, CI/CD, TDD.” Zdroj.

Toto je samozřejmě nadsázka. V praxi jde zpravidla o menší prohřešky, jako je např. požadavek na zkušenosti s vedením týmu, i když neobsazujeme roli vedoucího, nebo technického šéfa, a kandidát je na nové roli nevyužije, nebo třeba požadavek na znalost administrace určitého systému, ačkoli interakce s ním nebude podle popisu pozice náplní práce nového kolegy. V takových případech vzniká rozpor v zadání v oblasti kompetencí vs. každodenní náplně práce. Ať tak, či tak, nepřesné nebo nevhodně nastavené označení pozice nebo popis pracovní náplně ze strany hiring manažera mohou být zavádějící a při předávání kandidátům vyvolávat pochybnosti o tom, zda víme, koho hledáme. Pokud je v nezměněné podobě navíc publikujeme i na firemním webu při inzerci pozice, příliš tím nepodpoříme dobré jméno společnosti, ani pravděpodobnost reakce uchazečů.

Pokud máme pozici nesprávně popsanou, často si problém ještě znásobíme vyhledáváním nevhodných kandidátů, a to jak interně, tak i při předání pozice externímu dodavateli. Je proto potřeba zadání řádně promyslet a definovat tak, aby bylo jasné a srozumitelné. Zde je klíčová spolupráce náboráře s hiring manažerem, aby popis pozice opravdu odpovídal tomu, co tým potřebuje. Zkušený náborář má být pro manažera partnerem a nalezení nového kolegy by mělo být vnímáno jako jejich společný projekt.

Zdlouhavý výběrový proces

Z praxe mohu říct, že výběrová řízení se velmi liší firmu od firmy a také podle typu pozic. Někdy tak může být pomyslnou brzdou náboru i délka či podoba výběrového řízení.

Pokud máme zvládnutou komunikaci, popis role a odpovědnosti, můžeme se těšit na první životopisy a pohovory. Většinou lze očekávat první životopisy v průběhu prvního týdne po zadání pozice. To by mělo platit bez ohledu na to, jestli firma využívá interního náboráře, nebo externího dodavatele. Cíl zůstává stejný: obsadit pozici nejvhodnějším uchazečem v co nejkratším možném čase a v žádaném poměru cena / výkon.

Po získání životopisů následuje posouzení kandidátů náborářem, výběr vhodných uchazečů a jejich prezentace hiring manažerovi. Zde můžeme narazit na další překážku, kdy může reakce váznout a místo pár dní můžeme čekat týden, dva, nebo i déle. Obzvlášť pokud je „manažer velmi vytížený“, nebo daná pozice „není příliš urgentní“, nebo do procesu vstoupily „další faktory“ (doplňte si dle libosti). V této fázi hraje opět velmi důležitou roli úzká spolupráce hiring manažera a náboráře. Ať už je recruiter interní nebo externí, měl by být schopen vyhodnotit situaci a upozornit manažera na chybějící zpětnou vazbu a na možné důsledky. Je při tom třeba využít veškeré možnosti, které existují, abychom zajistili, že se náborový proces bude posouvat kupředu, a pokud vše selže, nebát se problém odpovídajícím způsobem eskalovat. Co nám rovněž pomůže je dopředu definovaná struktura výběrového řízení, kterou můžeme komunikovat směrem k potenciálním uchazečům o pozici. Uchazeči z pochopitelných důvodů zpravidla nevnímají dobře situaci, kdy jim po prvních dvou kolech náborář oznámí, že „manažer se rozhodl doplnit ještě dvě další kola“.

Jako nejvhodnější varianta výběrového řízení se obecně jeví dvě až tři kola: první bývá technicky orientované a spojené s představením role, druhé je zaměřené na osobnostní shodu v týmu za účasti vybraných kolegů a třetí je na doladění potřebných detailů, případně doplnění dotazů jak se strany uchazeče, tak hiring manažera. Ideální je zvládnout celý výběrový proces co nejrychleji, samozřejmě v závislosti na dostupnosti daného uchazeče a dalších parametrech. Hezký průměr na time-to-fill je 35 kalendářních dní, většinou se však v IT pohybujeme kolem 42 dní, a to za předpokladu, že si s kandidátem „sedneme“ a všechno běží, jak má. Jsou však i extrémy, kdy se pozice obsazuje čtvrt roku. Můj osobní rekord na opačném konci spektra je tříkolový proces zakončený přijatou nabídkou zvládnutý během jediného týdne, ale podobné případy jsou spíše výjimečné.

Přísná filtrace dle obsahu CV

Jedním z dalších častých nedostatků v procesu výběru je úzká orientace na klíčová slova v životopisech a jejich srovnávání s popisem role. Nejčastěji se s tímto přístupem setkávám u hiring manažerů, ale občas se podobný nešvar vyskytne i u náborářů. Je potřeba si uvědomit, že ideální kandidát neexistuje. Mám sice ráda sci-fi, ale v náboru je potřeba uvažovat realisticky. Proto vždy klientům otevřeně říkám, že se budeme při hledání nového člena týmu snažit onomu vysněnému ideálu co nejvíce přiblížit, ale s největší pravděpodobností ho nedosáhneme.

Životopis je samozřejmě významným vstupem do výběrového procesu, ale spoléhat na něj jako na hlavní zdroj informací je velmi nevhodné. Papír jednak „snese všechno“, ale zároveň nám CV neřekne nic moc o člověku, který se za ním skrývá. Navíc řada uchazečů nepřizpůsobuje své curriculum konkrétní pozici, ale spíše se snaží zdůraznit své zkušenosti ve všeobecnějším rámci. Předpokládají totiž, že detaily týkající se znalostí a schopností budou až tématem pohovoru, kde bude možné jít více do hloubky a hiring manažer bude mít možnost se zeptat na cokoli, co v životopisu není.

Je proto vhodné číst mezi řádky a zaměřit se spíše než jen na znalosti uvedené v CV na potenciál daného uchazeče, a ten nejlépe zhodnotíme při pohovoru. Je totiž konec konců potřeba zvažovat nejen úroveň znalostí, ale také schopnost adaptace, vzdělávání a celkového přístupu k práci. To jsou oblasti, které můžeme velmi dobře posoudit s pomocí modelových situací, ale samotné CV nám je neprozradí.

Zadání pozice většímu počtu agentur

Pokud vám ve firmě chybí dostatečná kapacita v náboru u interních kolegů, pak máte možnost využít služeb externího dodavatele. Jak jej vybrat a podle čeho se orientovat by bylo tématem na samostatný článek. Proto se dnes zaměříme jen na obecná pravidla pro spolupráci s externími dodavateli na určitém projektu či pozici.

Velmi často se setkávám s tím, že společnost má vícero dodavatelů pro nábor. To není principiálně špatně, pokud je s poskytovanými službami spokojena. Problém však nastává ve chvíli, kdy tutéž pozici společnost zadá pěti dodavatelům, v důsledku čehož najednou například stejného React Developera hledá pět firem v Praze. Problematické není jen to, že všichni operují ve stejné oblasti, ale také často kontaktují tytéž kandidáty vícenásobně. V důsledku toho o takové pozici za chvíli ví celá IT komunita a uchazeči většinou zpozorní, když slyší o stejné pozici od více dodavatelů. Z praxe mohu potvrdit, že to v lidech často vyvolává obavy a jistou míru nedůvěry (ve smyslu „Co je s tou pozicí špatně, že mi jí nabízí už třetí firma? To jim jí odmítnulo tolik lidí, že s ní teď oslovují všechny na trhu opakovaně?“). Tento přístup tak může náboru spíše uškodit než pomoci.

Daleko lepší strategií je zadat konkrétní pozici pouze jednomu spolehlivému a prověřenému dodavateli, protože tak se nejlépe dočkáte výsledku. Daný náborář má širší pole působnosti a zpravidla může i lépe komunikovat se zadavatelem, čímž se zvyšuje pravděpodobnost na úspěšné nalezení vhodného kandidáta. Určitě není od věci si takto postupně vyzkoušet spolupráci s větším počtem dodavatelů a vybrat si pouze takové, se kterými si nejen budete rozumět, ale kteří vám budou skutečně pomáhat a dávat vám takovou zpětnou vazbu, kterou potřebujete.

Závěr

Jak jsme zmínili v úvodu, nábor je velmi dynamický proces, ale neměli bychom zapomínat na to, že jde především o práci s lidmi a pro lidi. Náborář by pro firmu měl být partnerem, který dokáže obrousit hrany často formálních požadavků v popisu pozice a přetavit je do příběhu, který zaujme budoucího zaměstnance.

Dobrý náborář se zabývá nejen vyhledáváním vhodných uchazečů, posíláním životopisů, ale součástí jeho práce je také náborový marketing, který by měl být vždy přizpůsobený na míru dané společnosti a pozici, kterou obsazuje.

Díky dobré znalosti klienta, pozice a poměrů ve firmě si náborář může vybudovat potřebnou důvěru nejen u uchazečů, ale také u společnosti, jejíž dobré jméno na trhu reprezentuje. A díky znalostem v IT náboru a trhu práce může být partnerem pro firmu ve chvíli, kdy potřebuje pomoci s náborem. Třeba proto, že jí u určité pozice zastihnul některý z problémů, které jsme dnes zmínili…