Pokud jste ještě nedostali k náboru pracovní pozici, která kombinovala několik samostatných rolí do jedné, nebo byly požadavky na znalosti kandidáta nerealistické, pak vám upřímně gratuluji. Většina HR specialistů a náborářů takové štěstí nemá a musí si často umět poradit i se zadáním, které připomíná dort z Čapkovy pohádky o Pejskovi a Kočičce.

Dobrou zprávou je, že právě taková nesplnitelná zadání mají potenciál vás naučit, jak poznat důležité, od nepodstatného a hlavě jak efektivně pracovat s hiring manažery a pomoci jim definovat, jakého člověka skutečně potřebují.

Jak může vypadat zadání od hiring manažera? Třeba nějak takto: „Najdi mi někoho, kdo umí DevOps, projektové řízení a zvládá zákaznickou podporu. Ať má velmi dobrou angličtinu, a sedne si lidsky s týmem.“ K tomu dostanete popis pozice, který rozumné zadání nepřipomíná ani zdaleka.

Pokud kolegu upozorníte, že zkombinoval tři samostatné pozice do jedné a takový kandidát neexistuje, tak možná uslyšíte: „Tak mi najdi někoho, kdo je tomu co nejblíž, a uvidíme…“

Možná si řeknete: „Super, to by šlo!“

A začnete hledat.

Doporučíte šest kvalitních kandidátů a manažer si pět vybere na pohovor.

A pak se k vám dostává zpětná vazba:

• „Ten první byl nudný…“
• „Druhý nemá zkušenost s XYZ…“ (ale XYZ v zadání vůbec není)
• „Třetí je až moc energický…“
• „Čtvrtý mě celkově nepřesvědčil…“
• „Pátý není projekťák…“

Nikdo není dost dobrý a vy už tušíte, že problém není v kandidátech, ale v očekáváních manažera. Možná i v jeho komunikaci a schopnosti předávat zpětnou vazbu.

Pokud hiring manažer neumí roli definovat a během pohovorů často mění požadavky „dle aktuálního pocitu“, nebo zamítá kandidáty bez věcné zpětné vazby, pak je výsledek nasnadě: nenajde nikoho.

Jednou z důležitých kompetencí HR specialistů a náborářu je naučit se rozpoznat špatně definovanou pozici a včas zasáhnout. Jen tak můžete předejít frustraci kandidátů, manažera i vaší vlastní. Abyste poznali, že je pozice nevhodně formulovaná, potřebujete rozumět byznysu vaší firmy a vědět, jak na trhu práce vypadají pozice stejného typu a v čem se liší ty ve vaší orzanizaci. Bez tohoto pochopení se vám bude s pozicemi a požadavky manažerů pracovat velmi těžko.

Pro začátek doporučuji zpracovat si před každým zahájením hledání malý check-list, ať víte, na čem s daným manažerem jste.

Při zadání pozice:

• Zjistěte, zda kolega chápe svou i vaši roli v náborovém procesu.
• Ujistěte se, že má jasno v tom, koho hledá a proč.
• Ptejte se, k čemu jsou potřebné jednotlivé kompetence a znalosti.
• Pomozte manažerovi udělat z jednorožce koně a oddělit nezbytné požadavky od „nice to have“.
• Dokud není zadání jasné, srozumitelné a přiměřeně realistické, nepouštějte se do hledání a zůstaňte u předchozího kroku.

Během výběrového řízení:

• Snažte se být vždy u pohovoru, v nejhorším alespoň online. Nejste jen pozorovatel, jste průvodce pohovorem pro manažera i kandidáta.
• Vytvářejte prostor pro kvalitní dialog, usměrňujte debatu, je-li to potřeba, a udržujte rovnováhu v diskusi.
• Sledujte, jaký má manažer přístup, jak se ptá, jak na otázky reaguje kandidát a naopak. Vnímejte, co se děje.
• Dělejte si poznámky, ať máte pak materiál k diskusi s manažerem po pohovoru.
• Pokud zjistíte, že je něco potřeba zlepšit / změnit, řekněte to kolegovi na rovinu.

Po pohovoru:

• Zeptejte se manažera: Co konkrétně se mu líbilo / nelíbilo a proč? Co můžete udělat příště jinak a proč?
• Pokud dostanete vágní odpověď, nespokojte se s ní a jděte k jádru věci. Vysvětlete manažerovi, proč je konkrétní feedback pro efektivní nábor důležitý.
• Ověřujte, zda se manažer drží zadání, nebo zda se jeho požadavky na kandidáta mění a proč.
• Informujte manažera o tom, jak kandidáti hodnotí pohovor s ním.

Někdy se může stát, že pracujete s manažerem, který nemá pro výběr lidí potřebné kompetence. Možná nikdy předtím lidi nenabíral, nebo je ve vedoucí roli již dlouho a pohovory dělá se stále stejnou nevhodnou rutinou. Nebo zatím nemá s pohovory dostatek zkušeností. Ať je důvod jakýkoli, vaším úkolem je mu pomoci.

Co můžete dělat, pokud kolega pohovor opravdu nezvládá?

• Nabídnout mu podporu při přípravě a být s ním u všech pohovorů jako moderátor.
• Může pomoci účast na pohovorech jiného manažera, který je v náboru zběhlý, případně cílené školení.
• Pomozte manažerovi uvědomit si dopad kvality jeho komunikace a jednání s kandidátem, v dobrém i v tom špatném.
• Ukažte svůj přínos. Nejste tu přece „jen“ kvůli hledání kandidátů a domlouvání pohovorů, jste parťák, který chce manažerovi pomoci najít nové kolegy.

Mějte na paměti, že máte s manažerem společný úkol: absolvovat s kandidáty náborový proces, zaujmout je, a zároveň dobře reprezentovat kulturu firmy. Měli byste kolegu manažera připravit i na otevřenou diskusi o tom, co se nepovedlo a jak to příště napravit. Není neobvyklé, že manažer si není na začátku náboru tak úplně jistý, koho hledá. Neměl by se vám to však bát přiznat a měl by být schopen přijmout vaši radu a pomoc.

Asi není třeba zdůrazňovat, že bez jasného zadání, nastavené komunikace a konkrétní zpětné vazby se vám budou kandidáti hledat těžko. Nábor je vždy týmová práce, která vyžaduje velkou dávku porozumění, kvalitní vstupy od manažerů i HR, dobře promyšlený postup a strategii. Žádá si také respekt ke kandidátovi, který projevíte profesionalitou a dobrou přípravou na setkání.

Pokud potíže s nevhodně definovanými požadavky dobře znáte a přemýšlíte, jak se jim do budoucna vyhnout, může vám pomoci náš Recruitment Maturity Model, který v pěti fázích detailně popisuje, jak by měly vypadat jednotlivé kroky náborového procesu včetně definice pozice tak, aby šlapal jako hodinky.