Každá organizace přistupuje k tvorbě popisu pozice a definici pracovní náplně budoucího zaměstnance jiným způsobem a jen málokterá má vytváření těchto podkladů formálně, či alespoň neformálně definované. Proto se dnes podíváme na to, jak by podle dobré odborné praxe měl proces vytváření popisu pracovní pozice vypadat, aby byla zajištěna jeho maximální efektivita.

Nejprve je vhodné zmínit, že na vytváření popisu pozice by se měl optimálně podílet širší náborový tým, tedy hiring manažer/vedoucí relevantního týmu, členové daného týmu, HR specialista/náborář a také HR manažer, který popis pozice většinou schvaluje.

Dále je nutné počítat s tím, že nabíráme-li na pozici do IT, měli bychom používat odpovídající odbornou terminologii a využívat ji správně. Pokud budeme například hledat kandidáty na roli Programátora, měli bychom používat zcela jiný slovník, než při obsazování role IT Administrátora nebo Specialisty na kybernetickou bezpečnost.

Obvyklý přítup ke tvorbě popisu pozice

Na obrázku č. 1 můžete vidět, jak proces tvorby popisu pozice (v angličtině „Job Description“, zkracované na „JD“) běžně vypadá.

Jakmile je vyšším vedením schválena pracovní pozice, následuje sestavení náborového týmu, který musí nejprve zjistit, jaké potřeby má vzhledem k nové pozici tým, ve kterém je role zařazena. Tohoto mapování by se měl zúčastnit hiring manager, případně tým lídr a HR specialista/náborář. Následuje sestavení seznamu požadavků na odborné znalosti, dovednosti a kompetence nového pracovníka. Dále mohou být přidány preference na osobnostní nastavení kandidáta. V tuto chvíli by měl být první návrh popisu pozice hotov.

Ve většině organizací proces pokračuje finalizací popisu pozice a doladěním detailů tak, aby mohla být jeho konečná verze předána ke schválení HR manažerovi. Ten jej buďto schválí jako vhodný pro použití v náborovém procesu, nebo jej vrátí k dopracování HR specialistovi/náboráři a hiring manažerovi.

Je-li popis pozice HR manažerem schválen, může jej HR specialista/náborář použít k vytvoření inzerátu, který zveřejní na firemních kariérních stránkách, případně i v placené inzerci na pracovních portálech. Ke tvorbě inzerátu a požadavkům na pozici vám doporučuji přečíst si také související články Popisy pozic a jejich slabá místa a Z pracovního inzerátu, aneb nemožné ihned, zázraky na počkání.

Je-li během výběrového řízení nalezen vhodný kandidát, pozice je obsazena proces je úspěšně u konce. Pokud se ale pozici obsadit nedaří, může to být způsobeno mimo jiné tím, že s popisem pozice není něco v pořádku. V tu chvíli je vhodné podívat se na všechny zpětné vazby od kandidátů a zjistit, jaké jsou jejich reakce na inzerát a popis pracovní pozice a zda z nich nevyplývá, že je potřeba popis pozice modifikovat.

Pokud však proces vytváření popisu pozice vypadá tak, jak je uvedeno výše, pak organizace zjistí případné problémy s tímto popisem zpravidla až ze zpětné vazby od kandidátů a to za dva až tři týdny po spuštění náborové kampaně. A v tu chvíli už je ztracena spousta času a energie všech zúčastněných.

Víte, koho do týmu hledáte?

Aby organizace takové situaci předešly, musejí si členové náborového týmu už během prvního návrhu popisu dané pozice říct, jestli v jejich firmě neexistují nějaká specifika, díky kterým mají na pozici netradiční požadavky. Tedy jestli role, kterou potřebují obsadit, není v jejich prostření chápána nějak jinak, než jak ji chápou potenciální kandidáti a trh práce.

Mohlo by se zdát, že taková situace nastat nemůže, ale v praxi se často setkávám s tím, že určitá organizace má pracovní pozice pojmenované velmi nestandardně, což jí pak způsobuje citelné problémy. Pokud například hledáte Security operations specialistu, který ale nemá mít nic společného s bezpečnostním dohledem a prací v SOCu, nebo potřebujete Business Analytika, který se ale má starat o administraci databázových serverů, určitě to není optimální a můžete tak mást potenciální kandidáty.

Vedle pojmenování pozice je samozřejmě velmi podstatný i její obsah, jehož pochopitelnost by organizace také měla vhodným způsobem validovat. Například když firma od Windows Administrátora očekává, že bude také řídit interní IT projekty a měl by tak mít zkušenost s projektovým řízením podle PMA. Nebo ve chvíli, kdy společnost hledá Specialistu na kybernetickou bezpečnost, který by se měl kromě řešení bezpečnostních událostí, věnovat také správě Windows serverů…

Obecně samozřejmě platí, že je-li pozice definovaná jako kombinace dvou nebo tří samostatných rolí v jednom, nebo obsahuje požadavky na znalosti, které jsou pro danou roli nerealistické či přinejmenším nestandardní, je to minimálně zavádějící.

Teprve když jste si jistí, že používáte stejnou terminologii jako trh práce, že je obsah pozice pochopitelný komukoli mimo vaši organizaci a že používáte pro pozici název, který není zavádějící s ohledem na to, co lidé na trhu práce očekávají, teprve poté můžete považovat váš popis pozice za finalizovaný.

Pokud jste tedy ubezpečeni, že ve vaší organizaci výše popsaný problém s nestandardním používáním názvů pozic a/nebo s náplní práce nevyvstává, můžete se v procesu posunout dál. Pokud však máte sebemenší pochybnost (a každá firma by tuto pochybnost principiálně mít měla), měli byste si již na začátku celého procesu udělat alespoň orientační průzkum a zjistit, jak trh práce roli se zamýšleným názvem a kompetencemi zpravidla chápe.

Postupujte efektivněji

Na obrázku č. 2 se můžete podívat na optimalizovanou podobu procesu, který jsme si popsali výše. Už na první pohled by mělo být zřejmé, že tato varianta procesu je pro vytváření popisů pozic v organizacích daleko vhodnější.

Tímto přístupem, který bychom mohli s použitím IT slovníku s nadsázkou nazvat „shift left verification“, si můžete citelně usnadnit život, protože jeho aplikováním významně snižujete riziko, že budete ztrácet drahocenné týdny a měsíce hledáním bájného jednorožce a kazit dobré jméno vaší organizace publikací nevhodných popisů pozic. Lidé na trhu práce si totiž mezi sebou často řeknou, když vidí inzerci, která nedává smysl, nebo když dostanou zprávu od HR Specialisty či Náboráře z určité firmy, která se pokouší hledat něco, co přece nikdo nemůže reálně dělat… S použitím vhodného procesu tvorby popisu pozice můžete už na samém začátku pracovat s popisem, který je pro kohokoli ze světa mimo vaši organizaci pochopitelný.

Závěr

Pokud potenciální kandidáti chápou, co o nich očekáváte a zároveň se jedná o pozici, která není nějakým způsobem „nadstřelená“ z pohledu požadavků (čili nechcete něco, co by kandidáti považovali za kombinaci dvou, tří, nebo více úzkých specializací), pak máte velmi dobré předpoklady k nalezení nového člena týmu ve výrazně kratším čase a s vyšší efektivitou práce. Pakliže tedy nechcete zbytečně marnit čas a kazit vaší organizaci dobré jméno na trhu práce a tím se obírat o potenciálně zajímavé kandidáty, měli byste začít s eliminací souvisejících rizik už při vytváření popisu pracovní pozice.